Az elmélyült munka - Így kerülj flowba!

Te képes vagy másfél órán keresztül csupán egyetlen egy munkafolyamatra koncentrálni? Vagy bármi mással megszakítás nélkül másfél órát foglalkozni?  Az a helyzet, hogy az embereknek a 95%-a akár negyedórán keresztül sem mindig képes erre! Hogyha Te is azokhoz az emberekhez tartozol, akiknek  kicsúszik a kezükből az idő, képtelenek elkészülni időben a kiszabott feladatokkal, és elmélyülten dolgozni anélkül, hogy 5-10 percenként rá kelljen nézniük a telefonjukra, akkor ez a cikk bizony neked szól! 

Én is nagyon sokáig küzdöttem azzal, hogy egyszerűen nem volt kedvem nekiállni dolgozni. Fel keltem reggel, délután 3 óra előtt neki sem akartam állni semmi produktívat csinálni. Videókat néztem youtube-on, görgettem a facebookot, meg unatkoztam, közben pedig gyomorgörcscsel néztem, ahogy telik az idő. "Aaa el kénem ár kezdeni!".  Amikor nagy nehezen rá szántam magam, leültem nulla tervvel az asztalhoz és azt se tudtam, mihez kezdjek. 

Na, eltelt fél óra munkából, nagy nehezen akkor bele is kezdtem végre... Eltelik 10 perc... Pittyeg a telefon. Megnézem... válaszolok... görgetem kicsit a facebookot, majd BUMM hirtelen eszembe jut hogy "bakker tanulni kéne". Egy 20 perc alatt elvégezhető feladatot, nem voltam képes egy órába bele sűríteni, mert mindig elterelte valami a figyelmem. 

Halogattam, és képtelen voltam átadni magamat az elmélyült munkának. "Csapjuk össze az egészet oszt jóvanazúgy"... - Zajlik fel a vezérhangya a fejemben persze, amikor már annyi kedvem se volt folytatni az egészet, mint elkezdeni, a végeredmény pedig olyan amilyen. Ennek ellenére természetesen mint aki jól végezte dolgát, elégedett dőltem hátra, hogy "na ezt is megcsináltam". Aztán pedig csodálkoztam, és bár legbelül tudtam, hogy mi az igazi oka, de könnyebb volt mindig másra mutogatni. 

Szeretnél karriert építeni? Szeretnél fentebb lépni a munkahelyeden? Egy korábbi cikkben beszélgettünk arról, hogyan oszd be hatékonyan az idődet. Már akkor is említésre került az elmélyült munka fogalma, de úgy éreztem, ez egy olyan fontos téma, hogy megérdemli a külön figyelmet. 

Ebben a részben pedig szeretnék neked néhány gyakorlati tanácsot adni, hogyan is tudnád nem csak a mindennapjaid, de a munkád során is többszörösére növelni a produktivitásod! Ha sikerül ezeket az elemeket beépítened a mindennapjaidba, garantálom neked, hogy Te leszel a főnök kedvence, és a mindennapjaidat is jelentősen megkönnyebbítheted!

Ezen felül érdemes szót említeni arról, hogy a mostani home office-os világban kifejezetten megkönnyíthetik, az itt olvasok tanácsok a otthoni koncentrációt!

Kerülj flowba!

Mi is az a flow? A flow, más néven elmélyült munka, az az életérzést, amikor valami annyira leköti a figyelmed, olyan szinten fókuszált vagy, hogy megszűnik a világ körülötted. Ahogy arról más máskor is szó esett: Elvégzett munka minősége= Befektetett idő * Fókuszáltság. Ha viszont mindenféle felesleges, időpazarló cselekvéssel, zenehallgatással, multitaskinggal vonod el a figyelmedet a munkáról, akkor a hasonló minőségű végeredményért sokkal többet kell dolgoznod. 

Ezért van, hogy sose bírsz a kijelölt határidő előtt végezni a feladatoddal, ezért pikkel rád a főnök, és ezért nem jutsz előrébb az életben! Ahhoz, hogy a munkavégzésedet egy következő szintre tudd emelni, és előrébb tudj lépni a karrieredben, vállalkozásodban, meg kell tanulnod a kijelölt feladatokat dupla olyan minőségben elvégezni, fele annyi idő alatt! IGEN LEHETSÉGES!

Az elmélyült munka olyan mint egy rakéta. Nagyon nehéz lendületbe hozni, de ha egyszer elszabadul, akkor a holdig meg sem áll! Én is amikor leülök dolgozni, leülök a gép elé szöveget írni, van, hogy 5 percig csak nézek ki a fejemből. Aztán sikerül meglovagolni az első ötlet hullámot, amit követ a következő, és a következő. Majd azt veszem észre, hogy "5 perc alatt eltelt másfél óra", és megírtam hirtelen 2 oldalt, mindenféle megerőltetés nélkül. Teszem mindezt úgy, hogy korábban 3 órába tellett megírnom egy szöveget... 

Mi annak az oka, hogy ennyivel kevesebb időt, és energiát igényel az elmélyült munka, mint a sekélyes munka? "Csak még erre az üzenetre válaszolok, fél pillanatban, ez semmit nem vesz el az időmből!"- hallik ismét a kis vezérhangyád... Emlékezz csak mit mondtam az előbb! A flow, mint egy rakéta.. Nehéz elindítani az útjára. Ahogy egy versenyautó sem, a fókuszáltság sem maximális sebességgel rajtol, hanem kell egy kis idő, míg felgyorsul. Szóval ha te csak fél percre ott hagyod a munkát, akkor ezt az autót újra kell indítani. Ezzel, igazából nem fél perccel, hanem legalább 10 perccel toldod meg a munkaidőt, hogyha ugyanazt a minőséget akarod a végén produkálni.

Hogyan kerülj flowba?

Ahhoz, hogy elmélyülten tudj dolgozni, maximumon tudjon pörögni a koncentráltságod, és csak a munkára fókuszálj, ergo "flowba" kerülj, meg kell ismerned a játékszabályokat! Ezek a szabályok a következő 4 alappillérre épülnek: priorizálás, tervezés, fegyelmezettség, unalom. Nézzük őket egyesével! 

Priorizálás: Először is tanulj meg a lényegre koncentrálni! Értéket akarj teremteni! Hogyha másodrendű, sekélyes feladatokkal töltöd az időd, amik igazán nem adnak hozzá a végeredményhez sokat, vagy nem visznek közelebb a céljaidhoz, akkor csak a saját idődet pazarlod. Ezzel elvonod a figyelmedet a lényegről, megnövelve a munkaidődet! Ha például blogot írsz, és egy órán át szöszölsz azzal, hogy mi legyen a címe, meg milyen betűt típust használj, akkor ne csodálkozz ha nem haladsz előre! 

Gondold át, hogyan tudnál a lehető legtöbbet hozzá tenni a munkádhoz, és a leggyorsabban, a legnagyobb lépést megtenni!

Ennek megfelelően kezd el mérni a teljesítményed! De ne az elvégzett feladatokkal számolj, a mennyiség nem minden! Teremts értéket! Arra törekedj, hogy minél több olyan feladatot tudj HATÉKONYAN megcsinálni, amiknek elvégzése, el nem végzése valóban előrébb visz, vagy hátráltat! Ezzel kapcsolatban pedig számolj is el magadnak, minden nap, és minden hétvégén! Eleinte hatalmas meglepetés fog érni. Lehet most azt gondolod, hogy neked ez felesleges, mert  mindent megteszel. Aztán kíváncsiságból kipróbálod, és rájössz, hogy  3-4 teendőnél többre nem jutottál, holott az lehetne akár 5-10 is. 

Ugyanígy kezdd el mérni, hogy mivel mennyi időt töltesz, hogy tudd mi az amivel kevesebbet és mi az amivel sokkal többet kellene foglalkoznod! Itt is hatalmas meglepetések fognak érni! Ne csak a nagyobb feladatokat mérd, hanem azokat is, ÉS FŐLEG AZOKAT, amikről azt hiszed semmi jelentősége! Mennyit van a kezedben a telefon, mennyit töltesz felesleges üzenetek megválaszolásával, és mennyit hatékony munkával? Tudom erről is volt már szó korábban, de ahogy a magánéletben, úgy a munkában sem kell mindent magadnak csinálnod. Szervezd ki, amit más is el tud végezni, és nem kell hozzá a Te szakértelmed!

Sokszor viszont a sekélyes munkát is el kell végeznie valakinek. Amit tudsz azt szervezd ki! Vannak dolgok amiket mások is meg tudnak csinálni. Igen tudom, mindig az az igazi, amit te csinálsz, de pont ezért kell a lényegre összpontosítanod. Ami meg nem fontos azt hagyd el, vagy hagyd másra!

Tervezés: Mindennek az alapja! Sokkal gyorsabban fogsz tudni belekerülni a flowba, hogyha már reggel azzal a gondolattal kelsz fel, hogy pontosan tudod mi lesz majd az első teendőd, és mire, mennyi időt tudsz szánni! Tervezésről konkrétabban a korábbi, időbeosztással kapcsolatos cikkemben írtam már, most csak pár szóban: 

Bonts a nagy feladatokat kis feladatokra! Ezek jóval kevesebb időt is igényelnek, emiatt kevésbe kap el a gyomorgörcs, ha belegondolva nem azt látod magad előtt, hogy 8 óra kemény munka. Ehelyett, egyszerre mondjuk csak 1. Majd ezt követi a következő részfeladat. Ezen felül jóval gördülékenyebb is haladsz. 8 óra alatt sokkal könnyebb elcsúszni, egy szűkebb határidő viszont jobban kötelez. A tervezéshez szintén nagy segítség lehet egy korábbi, ezzel kapcsolatos cikkem: Így valósítsd meg a céljaidat!

Szabj magadnak szűk határidőket! Ez egy kis extra motiváció lesz, hogy arra törekedj, minél gyorsabban, minél kevesebb közösségi média bevonásával végezd a dolgod! Olyan határidőket leszel képes betartani, amikről korábban nem is gondoltad volna, egyáltalán meg lehet csinálni!

Ha végeztél egy adott részcéllal, mindig kezdj bele a következőbe, mielőtt megpihennél! Ez egy kis lendületet ad a a következő feladathoz. Nem a nulláról kell majd újrakezdened, plusz az is lehet, annyira belejössz, hogy le sem állsz, és szünet nélkül végig tolod a következőt is! Ezzel szemben egy 10 perc szünettel, még sehol sem tartanál. 

Legyen egy naptárad, vagy határidő naplód, amibe felírod a teendőid! Akár tűzdeld ki a feladataiddal a falat, és amikor végeztél valamivel, akkor tépd le. Akkor legyél büszke magadra, amikor határidő előtt sikerült megkopasztani a szobádat!

A munkaidő beosztására, és a figyelem fejlesztésére én ajánlom a pomodoro módszert. A lényeg, hogy egy bizonyos intervallumban elhatározod, semmi másról nem fog szólni az életed, mint a kőkemény munkáról! Mondjuk eleinte csak 20 percet dolgozol. De akkor tényleg atom keményen odapakolod magad, mert kibírod, hogy ne tereld el a figyelmed, mert muszáj! 

Aztán 5 percet valami mással foglalkozol, pihensz. Aztán ezt lehet kintebb tolni 30 percre, 45-re, 1 órára, határ a csillagos ég! Mindig tartsd be a limitet, szóval ha végzel is a dolgoddal, akkor is töltsd ki a munkaidőt! Viszont, ha azt érzed, most nagyon benne vagy, akkor ne hagyd félbe, csak azért, mert elméletileg, most pihi idő van! Lovagold meg azt a hullámot, és alkoss tovább!

Ugyanígy, tervezd bele a munkavégzésedbe is, és a napodba is a pihenést! Ahhoz, hogy fenn tudd tartani a fókuszt, és a produktivitásod, kicsit ki kell eresztened a gőzt! Elengedhetetlen a napi legalább 6-7 óra alvás. Ne az időd add el a több munkáért, arra törekedj, hogy kiszervezéssel, automatizálással, vagy gyorsabb munkával tudj több értéket teremteni. Ha nem elég kipihent az agyad csökken a fókusz képességed, ami akkor is kisebb hatékonyságot, és több munkaidőt fog okozni, hogyha többet dolgozol. Ez egy ördögi kör, végül már aludni se jut időd!

"Kell egy kis áramszünet...Időnként mindenkinek..."

Fegyelem: Legyél fegyelmezett! Én is imádtam régen halogatni. A halogatás azt az illúziót teremti, hogy "jaj de jó nem kell dolgozni még!". Korábban írtam arról, hogy tanuld meg lenyelni a békát! Azaz, ahogy a napodat is, úgy a munkádat is a priorizálás során a legfontosabb és legnehezebb feladat elvégzésével kezdd, így leszel a leghatékonyabb! Amivel egy korábbi feladat miatt nem sikerül végezni, az pedig nem annyira fontos.

Ezért ne hagyj semmit félbe! Amit elkezdtél, fejezd is be! Nyilván nem arról van szó, hogy egy 100 oldalas prezentációt egyben kell megcsinálnod, de ami arra az időszakra célként ki volt tűzve, azzal végezz! Hogyha mindenbe csak belekezdesz, akkor csak azt éred el, hogy mindennel egyszerre fogsz elkésni.

Felejtsd el a multitaskingot! Ahogy a mindennapok során, úgy a munkában se tereld el a figyelmed! Megbeszéltük szerintem elégszer, hogy milyen fontos szerepe van a fókuszáltságnak. Én elhiszem, hogy tudsz több dologra figyelni, de az a figyelem akkor is megoszlik.  Lehet, hogy te tudsz két biciklit tekerni egyszerre, de egy kerékpárversenyen esélyed sem lesz kettővel! 

Tedd le a telefonod! Amilyen csodálatos, és forradalmi eszköz, olyan káros is. Nem csak akkor vonja el a figyelmed, amikor éppen nyomkodod, hanem akkor is amikor nem. Ott van szem előtt, és fél szemmel mindig azt lesed, hogy mikor ír már vissza valaki. Nagyon sunyi módon tudja ellopni az embernek az idejét. Üzenet írás közben észre sem veszed ahogy telik az idő. Kapcsold ki! Az asszony, haverok tudnak várni!

Ezzel a lendülettel, visszakézből kapcsolj ki minden egyéb zavaró tényezőt! Tv, kollégák zajongása, zene, telefon, bármi, ami nem kell ahhoz, hogy el tudd végezni a feladatod, azt tedd félre, és kapcsold ki! Ugyanígy ha egy adott tollat, vagy ceruzát nem használsz, tedd el a két méteres környezetedből! Csak te legyél, és munka elérhető helyen! 

Tudom, "Én ahhoz vagy szokva, hogy közben zenét hallgatok meg megy a tv, és nélküle nem megy." Ahogy mondod! Mert ehhez van szokva! Szokj le róla! Az elején igen nehéz lesz, de aztán ez is szépen kialakul, és sokkal jobban fog menni. Bízz bennem! 

Ha otthon dolgozol, akkor is teremtsd meg a munkahelyi környezetet! Párna, takaró, kismacska, bármi ami nem a feladatodhoz tartozik, azt rámold el a szobádból! Legyen egy állandó munkaállomásod! Ez azért fontos, mert amikor ide megérkezel, akkor automatikusan, megszokásból rááll az agyad arra a feladatra, amit ott szoktál végezni! Ez különösen, a mostani home office időszakban nagyon fontos! Én például a szobámon belül is más helyen, írok, és dolgozok. Az itthoni edzéshez is ugyanúgy átöltözök edzős ruhába, és sport cipőbe, mintha a teremben lennék. Éljen a pavlovi reflex!

Unalom: Végül pedig szeresd meg az unalmat! Amikor eljön a pihenő ideje, vagy csak "nem tudsz mit csinálni", akkor se kapd elő egyből a mobilod, és kezdj el válaszolgatni a megkeresésekre! Élvezd ki a pillanatot, hogy végre csak te vagy és a szabad gondolataid!

A tanulásnak két típusa van, az egyik a koncentrált tanulás, a másik pedig a diffúz tanulás. Utóbbinál nem konkrétan az adott dologgal foglalkozol, hanem valami mással. Ez azért jó, mert ilyenkor a kialakult új, gyenge szinapszisok az agyadban meg tudnak szilárdulni, illetve össze tudnak kapcsolódni, ezáltal meglátva az összefüggéseket, korábban látszólag teljesen különböző dolog között. 

Ezt a munka világában is ki lehet használni. Ha nem dolgozol, csak hátradőlsz, és hagyod, hogy a gondolataid szabadon vándoroljanak, akkor születnek a legnagyobb felismerések, és ötletek! Newtonnak is ilyenkor esett a fejére, az a bizonyos alma... 

Ahhoz, hogy ezt a maximumra fejleszd, tanuld meg a funkcionális meditációt! Ez nem feltétlen ez a spirituális hümmögés. Inkább olyan, mint amikor sétáltatás közben a mezőn a kutyusod elengeded a pórázról, hogy futkosson kicsit szabadon. Aztán lehet a szájában valami értékessel tér vissza, amire nem is számítottál. Ehhez csak dőlj hátra, csukd be szemed és élvezd a nyugalmat! Vagy tegyél egy laza sétát! Horgássz! Kapcsolj ki!

Hogyan automatizáld a flowt az életedben?

Nos, az elmélyült munka is egy szokás. A szokásokról, egy későbbi fejezetben, még több szót fogok ejteni, addig is legyen annyi elég, hogy kezdj kicsiben! Alkalmazd a lentebb felsorolt módszereket! Legyél türelmes, gyakorolj legalább 60 napig, és már minden különösebb megerőltetés nélkül automatikusan be fogsz kerülni a flowba. Ráadásul jóval hamarabb éred el azt az állapotot, mint korábban!

A korábbi, ezt meggátló rossz szokásaidról pedig le kell szoknod! Mind a multitasking, mind a halogatás, mind a közösségi média komoly hatással van a dopamin szintünkre, ami megnehezíti, hogy a munkára tudjunk koncentrálni. Ezért ajánlom elolvasásra ezt a cikket, hogy tudd, hogyan tudj ezekről leszokni!

Végezetül, amikor dolgozol, akkor dolgozz! Az a munka legyen koncentrált! De amikor vége a munkaidőnek, fejezd be a munkát! Tanuld, meg hogy ha valamit nem sikerült befejezni, nem viszed haza! Csinálj egy tervet arra, hogy mikor fogod bepótolni! Tudom ez nehéz, de meg kell találni az egyensúlyt a munka, és a magánélet között. 

Munkában ne a pároddal chatelj, de amikor otthon vagy, akkor foglalkozz vele! Válaszold meg az utolsó email! Készíts egy tervet másnapra! Állj fel! Nyújtózz ki! Majd mond ki hangosan: "MÁRA VÉGEZTEM!". És engedd el!

A sikernek két összetevője van: karrier, és magánélet!

Íme néhány, már korábban említett applikáció, amik nagyban megkönnyíthetik, az elmélyült munkát, és a megfelelő időbeosztást: 

• Google naptár: Ez szerintem a legfontosabb, amit én is rendszeresen használok. Mindenképpen kell egy naptár, vagy határidő napló ahhoz, hogy tervezni tudj. Bármilyen naptár megfelel ehhez, de itt sokkal egyszerűbben, átláthatóbban tudod a teendőidet szerkeszteni, ráadásul, ha létrehoztál egy eseményt, az bármilyen eszközön elérhető.  

• Forest: Ez az elmélyült munkában fog segíteni, arról, hogy leszokj a kockulásról. Mindezt pedig játékosan! Be tudsz állítani rajta egy időintervallumot, amin belül szeretnéd elérni, hogy ne nyúlj a telefonodhoz. Ha ez megtörténik, akkor egy kis facsemetét sikerül felnevelned, amennyiben elbuksz, akkor egy elszáradt csemete lesz a "jutalmad". Ráadásul, ha elegendő fa gyűlik össze, akkor a készítők valóban ültetnek egy fát, ezáltal a környezetvédelemhez is jelentősen hozzájárulsz. 

• Cold Turkey- Ha az előző nem lenne elég radikális a függőséged megakadályozásához, használhatod ezt a weboldal blokkoló alkalmazást, ami adott intervallumon belül akadályozza meg, hogy eltereld a figyelmed.

• Toggle- Ezzel az alkalmazással pontosan nyomon tudod követni, hogy mivel mennyi időt foglalkoztál egy nap. Én mindenképpen ajánlom, hogy próbáljátok ki, ugyanis már csak a tudattal, hogy mérik az idődet tudat alatt is arra ösztökél, hogy kevesebbet foglalkozz haszontalan dolgokkal. Emellett pedig egészen kijózanító végeredmények is szoktak születni, amik változásra ösztökélnek. 

Gyakorlatok: 

• Gondold át, mik azok a teendők, amik a legtöbbet tesznek hozzá a munkádhoz? Mik azok amik ehhez képest sekélyes feladatok?
• Csinálj egy tervet, hogy mikor, mit fogsz csinálni, és meddig! Ehhez használj naptárat, vagy határidő naplót! Szabj magadnak szűk határidőt, és a priorizált sorrendet betartva szervezd meg őket! Nyeld le a békát!
• Kezdd el mérni, hogy mivel mennyi időt töltesz egy nap! Különösen ügyelj az olyan apróságokra, mint a nasi, közösségi média, kockulás, felesleges emailek, stb... Csináld, egy hétig, majd amiből lehet, csípj le!
• Vezess egy naplót, amibe minden nap leírod, hogy ma mit szeretnél elérni, és este számon kéred magadtól, hogy sikerült-e végre hajtani a terveid!
• Teremts magadnak egy munkahelyi környezetet, egyszerre csak egy dologgal foglalkozz, kapcsolj ki minden zavaró tényezőt, zenét, tv-t internetet, csukd be az ajtót! Ne hagyj félbe semmit!
• Ha végeztél a feladatoddal, mielőtt megpihensz kezdj bele másba! Pihenéskor se foglalkozz mással, csak egy 5 percig dőlj hátra, és élvezd a békét! 
• Oszd meg véleménye komment formájában! Te neked milyen trükkjeid vannak a hatékony munkavégzésre?