Hatékony időbeosztás- Így növeld a teljesítményed

Talán te is tudod milyen érzés amikor nagy tervekkel vágsz neki egy napnak, egy hétnek, egy évnek, és mire a végére érsz azt veszed észre, hogy sehova sem haladtál a teendőiddel. Előző nap még tök szuperül eltervezted, hogy mennyi mindent fogsz csinálni, aztán felkelsz "hajnali fél 11-kor", bele kezdesz ebbe-abba, de igazából semmivel sem tudsz végezni. Nem is beszélve amikor határidőre kell elkészülni egy kiszabott feladattal. "Most nem követem el azt a hibát, hogy a végére hagyok mindent"- Szólal meg a kis vezérhangya a fejedben. Eltelik egy nap, két nap, és ott állsz egy nappal a kiszabott határidő előtt, és a feladat nagy része még hátra van.

Vagy az újévi fogadalmak... Tedd a szívedre a kezed, és válaszold meg saját magadnak a kérdést: Te fogadtál már meg valamit újévkor? És történt már veled, hogy nem sikerült végre hajtani? Egy év az rengeteg idő. 365 nap, ami alatt pont 365 napod van elkezdeni, és véghez vinni a terveidet. Pont azért mert ilyen sok időd van, nem jut igazából idő semmire. "Maaajd ráér az mééég!" 

Vagy amikor belekezdesz egy feladatba, nagyjából 10 percet vesz igénybe, a megfelelő mennyiségben, és minőségben való elvégzése, te pedig másfél óra alatt eljutsz arra szintre, hogy "na ez akkor talán megteszi"... 

Vagy amikor már a főnököd, tanáraid, barátaid már hozzászoktak, hogy te úgyis elkésel minden nap, meg sem kell rajta lepődni...

Egy korábbi részben már megbeszéltük azt, hogy a rendelkezésre álló 24 óránk sokkal több mindenre elég, mint mi azt valaha gondoltuk volna. Azt is megbeszéltük, hogy egy kis szervezéssel és tudatossággal, megvalósítható, hogy korábbiaknál 2-szer hatékonyabbak legyünk egy nap. Most megbeszéljük azt is, hogy mindezt pontosan hogy is tedd meg!

Hogyha a felsorolt történetek közül bármelyik is előfordult már veled valaha, vagy éppen rendszeresen megesik, akkor itt az ideje annak, hogy megtanuld hatékonyan kezelni az idődet. Ahhoz ugyanis, hogy sikeres legyél, célokat kell meg megvalósítanod. Ha viszont te hatékony célmegvalósító akarsz lenni, ahhoz hatékonyan kell hozzájuk beosztanod az idődet is. 

Hogyha karriert akarsz befutni, meg kell tanulnod a feladataid a kiszabott időintervallum 80%-a alatt elvégezni az elvárt minőség 110%-ban! Késések pedig még csak fel sem merülhetnek. Ha működő vállalkozást akarsz építeni, akkor pedig konkrét célszámokhoz kell tartani magad, amiknek az elmulasztása hosszú távon anyagi csődhöz fog vezetni. Vagy ha csak szeretnél egy kiegyensúlyozott, nyugodt életet, amiben nem kell mindig rohannod egyik helyről a másikra, tudatában annak, hogy: "Basszus megint elkéstem, megint nem sikerült megcsinálni amit akartam", akkor kezedbe kell venned az irányítást! Ne hagyd, hogy a körülmények irányítsanak!

Van egy általános szabály, miszerint az elvégzett feladataid 20%-a felel a sikereid 80%-ért. Szóval, hogy te növelni akarod a eredményességedet, akkor a produktívabbnak kell lenned, nem pedig az idődet eladnod! Most biztos teljesen meg vagy győződve arról, hogy te eleget teszel a céljaidért, csak a körülmények dolgoznak ellened. Nos, akkor azt javaslom legalább egy hétig kezdd el mérni, hogy egy nap mivel, mennyi időt foglalkozol! Mennyi időt töltesz olyan időpazarló tevékenységekkel, mint a sorozatozás, a közösségi média, és mennyit azzal, amik valóban közelebb visznek a céljaidhoz! Meglepő eredmények fognak születni! Ne feledd, mindig van még hova fejlődni! Ha azt hiszed, te már mindent tudsz, akkor nem tudsz igazából semmit!

A hatékony időbeosztás alapja: Tervezz!

Baromi egyszerűen össze lehet foglalni az egésznek a lényegét: Tervezz, és tartsd magad a tervhez! Ez az elméleti alapja mindennek, és általában erre is szoktunk törekedni. A gyakorlatban viszont mégsem egészen úgy sülnek el a dolgok, ahogyan azt előzetesen terveztük.

Mindenekelőtt a legelső hiba ami, elő szokott fordulni, az a tervezésnek a hiánya, vagy a nem megfelelő tervezés. Gondolj csak bele, ha te szeretnél eljutni Szegedről Pestre, de csak annyit tudsz, hogy kb északi irányba kell elindulnod, mennyi az esélye annak, hogy a megadott határidőn belül, vagy egyáltalán valaha eljutsz oda? Ahogyan az utazásaidat, úgy az élet utadat is meg kell tervezned, és ehhez nem elég annyi, hogy "na akkor holnap főzök, mosok takarítok, tanulok, megcsinálom ezt a projektet, megnézem azt a filmet, meg edzek is valamikor egy jót." EZ NEM TERVEZÉS! Ez olyan mintha a GPS feldobálná a lehetőségeket, hogy na akkor most majd valamikor jobbra meg balra is kell fordulnod, keresztül kell menned Zuglón, meg Szatymazon is egyszer stb... 

Tervezd meg óráról-órára, percről-percre, hogy mivel, mennyit, hol, mikor fogsz foglalkozni! Tervezd meg a pihenő időket, az felkelést, és lefekvést is, és bármi történjen, tartsd magad a tervhez!

Hogyan kezdj neki? 

Rengetegszer jártam már úgy, hogy ott ülök egy üres papírlap felett, és egyszerűen nem tudok belekezdeni a tervezésbe. Mivel kezdjek, mit csináljak, mennyi időt szánjak rá, mi van, ha nem sikerül befejezni? Éppen ezért össze szedtem neked néhány gyakorlati tippet, amikkel garantáltan, egy kis gyakorlással, akár 15 perc alatt alaposan meg tudsz tervezni egy egész hetet, percről percre!

Első lépésként írd össze az összes olyan teendődet, amit el szeretnél végezni! Ne csak a nagy dolgokra gondolj, hanem a legapróbbakra is, például: Reggeli rutin, fogmosás, mosakodás, meditáció, projektmunka, ebéd, edzés, takarítás, reggeli, vacsora, uzsi, felhívni anyut, elmenni a boltba, munka, elvinni a kutyát sétálni, elmosogatni, filmezni, befejezni a a következő kihívást a telefonos játékban stb... Fontos, hogy itt még ne priorizálj semmit, ne gondolkodj sorrendben, csak írj ki mindent ami másnap, vagy egy adott időszak alatt el szeretnél végezni. Én személy szerint azt javaslom, hogy nagyjából egy hétre előre lehetséges tervezni percről-percre. Ha egy hónapos, vagy éves távlatokban gondolkozol, akkor inkább célszámaid legyenek, illetve, hogy mivel melyik héten, hónapban akarsz majd foglalkozni. Majd amikor eljön az ideje, lehet konkrétan tervezgetni.

Ezen a ponton azonban gondolkozz el, hogy mik azok a dolgok, amik téged a céljaidhoz közelebb tudnak vinni? Milyen készségek, tudásnak az elsajátítása, vagy teendők elvégzese vezet valóban közelebb ezekhez? Hármas szabály szerint legfeljebb 3 ilyen dolog legyen egy nap, hogy megfelelő minőségben tudd azokat elvégezni, és időd is legyen rájuk! 

Második lépésként sorold 4 csoportba a felsorolt teendőid!

• A: Fontos, nem tudod kiszervezni: Amiket mindenképpen meg kell ejteni, és csak te tudod azt. Ha egyedül laksz ilyen a bevásárlás, de ilyen a reggeli rutin, a munkád. az edés, illetve a 3 olyan dolog, amik közelebb visznek a céljaidhoz. 
• B: Fontos, ki tudod szervezni: Mind a magánéletedben, mind a munkahelyeden előfordulnak olyan dolgok, amiknek az elvégzése halaszthatatlan, de más is el tudja végezni. Ilyenkor ne ragaszkodj, hozzájuk, szervezd ki őket! Igen mindig akkor fog a legjobban sikerülni, hogyha te csinálod, de ha megosztod a figyelmedet, akkor a minőség is szét fog oszlani az elvégzett dolgok között. Ezzel ugyanis rengeted időt nyersz, amit felhasználhatsz valami fontosabb dologra. A bevásárlást, a mosogatást, a kutya sétáltatását például valaki más családtag is tökéletesen el tudja végezni, vagy a munkahelyeden bizonyos részfeladatokat a beosztottad, kollégáid. 
• C és D: Nem fontos-ki tudod kiszervezni, nem fontos-nem tudod kiszervezni. Ezekkel sokat nem kell is kell foglalkoznod, ha valamit szeretnél azért, hogy el legyen végezve, például a küldetésed a játékban ,és rá tudod bízni valaki másra, akkor oké, ha pedig nem tudod rábízni, akkor el kell engedni, az ugyanis csak időt energiát fog pazarolni, a lényeges teendők elől. Nem muszáj befejezni az elkezdett sorozatot, se nem pedig válaszolni mindig azonnal az üzenetekre.

Harmadik lépésként pedig jöhet a konkretizálása a teendőknek, amikor átgondolod, hogy mivel, mennyi időt fogsz foglalkozni. Itt legyél alapos, ugyanis, megeshet, hogy alábecsülsz egy feladatod, és emiatt elcsúszik az egész napod! Ennek ellenére viszont próbálj minél rövidebb határidőket szabni! Tudom ez a kettő látszólag ellent mond egymásnak, de hidd el, ha belemélyülsz a munkába, és benne vagy a flowban, akkor sokkal hamarabb tudsz végezni egy adott feladattal, mint korábban. De figyelj oda, hogy mi az ami még lehetséges, és tartható, mi az, amit már nem lehet teljesíteni Például valószínű, hogy egy 30 oldalas prezentációt, nem 20 perc alatt fogsz összerakni. 

Hogyan tartsd magad a tervhez? 

A sokaknak azonban nem kifejezetten a tervezéssel vannak problémái, hanem azzal, hogy azt végre is tudják hajtani. Ennek számos oka lehet, például a legritkább esetben ugyan, de előfordul, hogy alábecsülted az adott feladat szükséges idejét, ilyenkor érdemes ezt korrigálni a későbbiekben. 

A legtöbbször azonban egyéb tényezők játszanak ebben szerepet, mint például a közösségi média, a a halogatás, az időpazarló tevékenységek. 

Felejtsd el a közösségi médiát! Ez a leggyakoribb oka az állandó késlekedéseknek. "Még ez az üzenet, na még az az email, úúú a Tamás meg Egyiptomban nyaral!"- És el is telt egy óra az életedből, úgy hogy bármi hasznosat csináltál volna... 

Iktasd ki a zavaró tényezőket! Nincs is szörnyűbb annál, mint amikor éppen végre kezdenél neki a munkához, miután az utolsó felesleges üzenetet is megválaszoltak, és hirtelen megszólal a telefonod. Zene, Tv, kutya ugatása, telefon csipogása, a mosógép hangja, haverok ordítozása mind-mind olyan dolgok, amik rontják a fókuszáló képességed, vagy pedig elterelik a figyelmed a munkáról, lehetetlenné téve azt, hogy flowba kerülj. Lehet most ahhoz vagy hozzászokva, hogy tanulás közben, vagy mialatt dolgozol megy a háttérben a zene, a tv, mert "te másképp nem tudod csinálni", de hidd el, ez csak megszokás kérdése. Eleinte furcsa lesz, de miután átállt az agyad, sokkal produktívabb leszel. 

Nyeld le a békát! Priorizáld a feladataidat, és felejtsd el a halogatást! A halogatásnak a legfőbb oka az akaraterő hiánya. Szerencsére az akaraterő is egy készség amit lehet fejleszteni. Erről egy másik cikkben még szót ejtek, addig is tekints az akaraterődre úgy, mintha pontok lennének. Reggel még az összes pontod megvan, aztán minden egyes feladat különböző mennyiségű akaraterő pontot igényel. Ha te korábban mindenféle időpazarló tevékenységre, és sallangmunkára pazaroltad el ezeket, akkor ne is csodálkozz, hogy igazán megterhelő, sok akaraterő pontot igénylő feladatokra, már nem marad elég. Éppen ezért kezdj mindig a legnehezebbel, és legfontosabbal! Ess túl rajta, tudd le minél előbb, és hidd el, sokkal kellemesebben fog telni a nap, ha már nem kell azon szoronganod, hogy be tudod-e fejezni vagy sem.

Felejtsd el az időpazarló tevékenységeket! Kedvenc sorozat, facebook görgetés, közösségi média, telefonos játék, ezek mind-mind olyan dolgok, amik egy szempillantás alatt órákat rabolnak el az életedből. Ezzel szemben abszolút nemhogy közelebb, de még távolabb is sodornak téged a céljaidtól. Persze ez nem azt jelenti, hogy örökké le kell mondanod a kikapcsolódásról, de legyen meg ennek a maga helye, és ideje. Adott esetben legyen minden héten vagy minden hónapban egy kijelölt napod, amikor csak sorozatozol, vagy olyan dolgokkal foglalkozol, amik elterelik a figyelmed a hétköznapokról. Chatelni is lehet felkelés után, illetve lefekvés előtt, de amikor munkára kerül a sor, akkor CSAK AZZAL FOGLALKOZZ!

Ha valamit elkezdtél azt fejezd is be! Persze itt sem arra kell arra gondolni, hogy a a 100 oldalas prezentációdat amíg meg nem csinálod másba bele se kezdhetsz. Ilyenkor oszd fel több napra. Oszd fel a nagy célokat apróbb részcélokra, de ha egy részcélba belekezdesz, addig ne fogj másba, míg kész nem vagy! Ha te eldöntötted, hogy 2 óra alatt megírsz 30 oldalt, de csak 25 sikerült, akkor se hagyd félbe! Ezt hívják kreatív halogatásnak, ugyanis ha a "nyeld le a békát" részt pontosan betartod, és kellőképpen priorizálod a feladatokat, akkor nem okoz nehézséget a sor végén lévő, kevésbé fontos feladat későbbre halasztása. Soha sem a halogatással, hanem a kulcsfontosságú dolgok halogatásával van a probléma. Halogass kreatívan, és told el a nem fontos teendőket!

Ne multitaskingolj! Főleg az elkésők egyik szeretett szokása, hogy ha csúszásban vannak, akkor azzal próbálják kompenzálni, hogy egyszerre több mindent csinálnak, hogy behozzák a lemaradásukat, mondván: "Én több dologra is tudok figyelni egyszerre!" Ezt én nem is kétlem, sőt tudom, hogy  te képes vagy több dolgot csinálni egyszerre, viszont ez mindig a figyelmed megosztásával jár. És mint tudjuk: az elvégzett feladata minősége= befektetett idő*fókuszáltság. Ebből is látszik, hogy ha eredménynek kisebb fókuszáltság mellett ugyanazt akarod kapni, akkor több befektetett időre van szükség, ergo hiába csinálsz több mindent, nem fogsz hamarabb végezni. Vagy a végeredmény nem lesz ugyanolyan. Gondolj csak bele, ha neked 10 tányért kell elvinni egyik szobából a másikba, mikor fogsz gyorsabban végezni? Ha egyesével viszed el mindegyiket, vagy ha a vállaidon, fejeden egyensúlyozva próbálod az egészet egyszerre elcipelni? Nyilván akkor ha több kört teszel meg, de gyorsabban. Ráadásul igen nagy a veszélye, hogy néhány tányért útközben össze is törsz. 

Teremtsd meg a munkakörnyezeted! Ez lényegében együtt jár a már leírtakkal, azaz kikapcsolod a telefonod, az internetet, amennyiben nincs szükséged rá, és elpakolsz mindent a munkaállomásról, ami nem a munkához kell! Minden olyan tollat ceruzát, tárgyat amit nem használsz tegyél félre, csak elterelik a figyelmed, ügyelj a kellemes hőmérsékletre, csukd be az ajtót, tedd ki a "ne zavarj" táblát: Kapcsold ki a tv-t, a zenét, csukd be az ablakot, készíts ki egy pohár vizet, valami szendvicset magad mellé, és add át magad flownak! Flow az amikor annyira belemerülsz a munkába, hogy minden más megszűnik körülötted, ilyenkor vagy a legkoncentráltabb, és legproduktívabb, viszont a zavaró tényezők ezt mind ellehetetlenítik, ezáltal elpazarolva rengeted időt az életedből.

Végezetül pedig szeretnék ajánlani néhány alkalmazást, amik segítenek téged a hatékony időbeosztásban, és annak betartásában

• Google naptár: Ez szerintem a legfontosabb, amit én is rendszeresen használok. Mindenképpen kell egy naptár, vagy határidő napló ahhoz, hogy tervezni tudj. Bármilyen naptár megfelel ehhez, de itt sokkal egyszerűbben, átláthatóbban tudod a teendőidet szerkeszteni, ráadásul, ha létrehoztál egy eseményt, az bármilyen eszközön elérhető.  
• Forest: Ez az elmélyült munkában fog segíteni, arról, hogy leszokj a kockulásról. Mindezt pedig játékosan! Be tudsz állítani rajta egy időintervallumot, amin belül szeretnéd elérni, hogy ne nyúlj a telefonodhoz. Ha ez megtörténik, akkor egy kis facsemetét sikerül felnevelned, amennyiben elbuksz, akkor egy elszáradt csemete lesz a "jutalmad". Ráadásul, ha elegendő fa gyűlik össze, akkor a készítők valóban ültetnek egy fát, ezáltal a környezetvédelemhez is jelentősen hozzájárulsz. 
• Cold Turkey- Ha az előző nem lenne elég radikális a függőséged megakadályozásához, használhatod ezt a weboldal blokkoló alkalmazást, ami adott intervallumon belül akadályozza meg, hogy eltereld a figyelmed.
• Toggle- Ezzel az alkalmazással pontosan nyomon tudod követni, hogy mivel mennyi időt foglalkoztál egy nap. Én mindenképpen ajánlom, hogy próbáljátok ki, ugyanis már csak a tudattal, hogy mérik az idődet tudat alatt is arra ösztökél, hogy kevesebbet foglalkozz haszontalan dolgokkal. Emellett pedig egészen kijózanító végeredmények is szoktak születni, amik változásra ösztökélnek. 

Ne fulladj bele a feladataidba! Élj tudatosan!

Ezeket az apróságokat, és teljesen egyértelműnek látszó dolgokat az embereknek a 95% nem tartja be. Még ha te azt is hiszed magadtól, hogy tudatosan élsz, akkor is azt ajánlom, hogy tesztelj egy hétig! Vezesd be kegyetlen szigorral ezeket az életedbe, és rá fogsz ébredni, hogy mennyivel hasznosabban töltötted ezt az egy hetet, mint bármelyik másikat eddig az évben! És ez még csak az első szint, a későbbiekben az elmélyült munka témakörét is jobban boncolgatni fogjuk.

"Ne feledd az idő olyan mint a pénz. Minél több van belőle annál hajlamosabbak vagyunk felesleges dolgokra pazarolni. Csakhogy a pénzzel ellentétben az elvesztegetett időt semmi nem adja vissza neked, és sose tudhatod, mennyi van még hátra! Éppen ezért az IDŐ a legfontosabb értékünk az életben. Becsüld meg a saját időd, és tiszteld másét!"

Gyakorlatok: 

• Mérd egy hétig minden nap, hogy mivel mennyi időt töltesz! Ehhez készíthetsz saját táblázatot is, de akár használhatod a fentebb javasolt alkalmazást is.
• Fogj tollat és egy papírt és írd össze a teendőid részletesen a következő napra! Majd írd össze a következő hétre a fő feladataidat!
• Sorold be őket csoportokba, és priorizálj! Mindig a legfontosabbal, és legnehezebbel kezdj, nyeld le a békát!
• Tegyél meg mindent azért, hogy leszokj a multitaskingról, és a közösségi médiáról! Ha nem megy, használj erre segéd alkalmazást!
• Mielőtt belekezdesz a munkába alakítsd ki a munkahelyi környezeted! Készítsd ki a szükséges eszközöket, vizet, ételt, de semmi más ne legyen körülötted könnyen elérhető helyen! 
• Oszd meg saját ötleteid, véleményed kommentben, hogy te milyen trükkel szoktad még a legjobban kihasználni a rendelkezésre álló időt!